Seiring dengan berkembangnya zaman, penggunaan email untuk melamar sebuah pekerjaan menjadi sebuah hal yang lazim untuk dilakukan. Oleh karena itu, perlu untuk memahami etika dan cara melamar kerja lewat email. Penggunaan email untuk melamar pekerjaan memiliki beberapa kelebihan apabila dibandingkan dengan menggunakan berkas cetak.
Salah satunya adalah karena email dapat digunakan untuk menghemat biaya bagi para pelamar kerja. Jika menggunakan map berisi kertas akan membutuhkan biaya lebih besar. Penggunaan email juga memungkinkan untuk mempercepat waktu pengiriman surat lamaran apabila dibandingkan dengan menggunakan dokumen cetak yang dikirim via pos.
1. Memastikan Alamat Email Perusahaan
Hal utama yang harus diperhatikan dalam mengirimkan lamaran pekerjaan melalui email adalah melakukan checking dalam hal alamat email yang dituju. Karena alamat email merupakan hal yang sangat penting untuk diperhatikan, bahkan sampai kepada penggunaan huruf besar atau angka yang digunakan tidak boleh salah sama sekali. Karena hal sepele tersebut dapat berakibat kepada tidak terkirimnya surat lamaran kepada HRD.
2. Tulis Subject Dari Email
Pada saat HRD memeriksa seluruh kotak masuk email perusahaan, terdapat banyak sekali email dengan maksud dan tujuan berbeda. Untuk itulah wajar apabila pihak HRD hanya membaca email yang memiliki subject yang jelas untuk memudahkan pekerjaannya dalam memeriksa email. Sehingga para pelamar tidak boleh mengabaikan kolom subject pada saat meng-compose email.
Sebaiknya tulis keperluan atau tujuan email pada bagian subject, seperti menggunakan “Lamaran Pekerjaan” untuk mempermudah HRD saat memilah daftar email masuk. Hal ini juga akan membuat kemungkinan email dari pelamar dibaca oleh HRD karena mudah menemukannya. Bahkan lebih baik apabila pada subject juga dicantumkan posisi yang ingin dilamar.
3. Tulis Surat Lamaran Pada Body Email
Etika dan cara melamar kerja lewat email yang sering kali diremehkan oleh para pelamar adalah membiarkan body email tetap kosong. Body email yang kosong tersebut sangat tidak etis di mata pihak HRD. Pertama dikarenakan para pelamar terkesan tidak bersungguh-sungguh dan terkesan iseng mengirimkan email berisi surat lamaran tersebut.
Hal kedua yang membuatnya tidak etis adalah, body email yang kosong tersebut sangat tidak nyaman untuk dilihat dalam konteks visual. Tentunya akan menjadi aneh apabila pada body email tidak dicantumkan sebuah pengantar dan langsung mencantumkan berkas untuk diperiksa HRD. Hal tersebut tentunya dapat diibaratkan para pelamar kerja tidak melakukan salam dan hanya ingin pihak HRD melayaninya dengan langsung membaca berkas yang pelamar sodorkan.
4. Lampirkan Seluruh Persyaratan Yang Diminta Perusahaan
Tentunya berkas yang diminta oleh pihak HRD merupakan bahan pertimbangan untuk menentukan seorang pelamar layak atau tidak bekerja di perusahaan. Berkas tersebut terlampir sebagai bukti referensi kemampuan dari pelamar.
Ada beberapa berkas yang sering diminta oleh para HRD, seperti: curriculum vitae, sertifikat uji kompetensi, ijazah, KTP, SIM, SKCK dan lain sebagainya. Tentunya persyaratan tersebut disesuaikan dengan posisi yang akan dilamar. Seperti contohnya driver yang harus memiliki SIM A atau C, administrasi yang memerlukan sertifikat microsoft dan sejenisnya.
5. Cek Kembali Seluruh Alamat Tujuan, Isi Sekaligus Lampiran Dalam Email
Apabila seluruh badan email telah terisi mulai dari penerima, body email hingga lampiran telah diisi, maka hal terakhir yang harus dilakukan adalah memeriksa keseluruhan isi email. Apakah ada kesalahan atau typo yang menyebabkan kesan tidak profesional ataupun tidak sungguh-sungguh. Apabila seluruhnya telah diperiksa, barulah kirimkan email tersebut kepada pihak HRD.
Sekian penjabaran etika dan cara melamar kerja lewat email yang harus dipahami oleh para pelamar kerja. Etika tersebut perlu dipahami untuk memberikan kesan sopan dan profesional bagi para pelamar kerja, tentunya kesan seperti itulah yang akan menjadi pertimbangan bagi para HRD dalam merekrut karyawan baru.